VR-NetWorld Software 5.x - Umstellung auf SEPA-Zahlungsverkehr - Konten / SEPA-Lastschriften -

Transkript

1 1. Voraussetzungen 1.1 Bevor Sie mit den Umstellungsarbeiten beginnen, führen Sie UNBEDINGT eine Datensicherung aus. Klicken Sie dazu oben links auf das Volksbankemblem weiteren Dialog., wählen Sie Sichern und folgen Sie dem 1.2 Programmaktualisierung: Bitte prüfen Sie, ob Sie über die aktuellste Programmversion verfügen. Klicken Sie dazu auf Extras Programmaktualisierung und folgen Sie dem Dialog. Seite 1 von 15

2 SEPA-Lastschrift SEPA Debit Transfer (SDD) Vorrausetzungen für die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren sind eine persönliche Gläubiger- Identifikationsnummer und ein SEPA-Lastschriftmandat vom Zahlungspflichtigen, welches Sie zum Einzug einer Forderung zu einem festen Termin berechtigt. Weiterhin benötigen Sie eine Inkasso- Vereinbarung mit Ihrer Bank. 2. Gläubiger-Identifikationsnummer Die Gläubiger- Identifikationsnummer beantragen Sie in Deutschland bei der Deutschen Bundesbank. Einen Link zum Antragsformular finden Sie direkt in der VR-NetWorld Software. Über Stammdaten Gläubigeridentifikation gelangen Sie zur Verwaltung der Gläubiger- Identifikationsnummern. Mit dem Button Eigenschaften können Sie eine bestehende Gläubiger-Identifikation bearbeiten und über den Button NEU gelangen Sie in die Erfassungsmaske für eine neue Gläubiger-Identifikation (nächstes Bild). Seite 2 von 15

3 Hier erfassen Sie Ihre Gläubiger-Identifikation, die Sie von der Deutschen Bundesbank erhalten haben oder über den hier integrierten Link (blaue Schrift) öffnen Sie direkt die Internetseite der Deutschen Bundesbank, um eine neue Gläubiger-Identifikation zu beantragen. Ist diese rechnerisch richtig wird sie grün dargestellt. Klicken Sie anschließend auf den Button OK um diese zu speichern. 3. Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto VR-NetWorld Software ist bereits auf den SEPA-Zahlungsverkehr vorbereitet und kann hierfür sofort verwendet werden. Um die SEPA-Fähigkeit an Ihren Konten zu überprüfen bzw. manuell einzustellen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Markieren Sie in der Kontoübersicht Ihr SEPA-fähiges Konto mit einem Mausklick und öffnen Sie anschließend das Konto-Kontextmenü mit einem Rechtsklick. Im Kontextmenü klicken Sie bitte auf die Auswahl Konto bearbeiten (Bild unten): Seite 3 von 15

4 Im Bearbeitungsfenster Ihres Kontos prüfen Sie bitte im Feld Eigenschaften des Kontos, dass die Haken in den Feldern SEPA bevorzugt und SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt gesetzt sind. Ist dies nicht der Fall, setzen Sie diese bitte wie im nachfolgenden Bild dargestellt. Weiterhin ergänzen Sie im Feld Gläubiger-Identifikation Ihre zuvor erfasste Gläubiger- Identifikationsnummer (Auswahl über Klick auf Pfeil am Ende des Feldes) Mit Aktivierung SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt erscheint folgender Hinweis: Wenn Sie das Format der Umsatzabfrage umstellen, so kann es aufgrund der unterschiedlichen Aufbereitung der Umsätze durch die Bank vorkommen, dass die Einträge der letzten Buchungstage nach der nächsten Kontoaktualisierung doppelt angezeigt werden. Bitte kontrollieren Sie nach der nächsten Aktualisierung die Umsätze für dieses Konto und löschen Sie bei Bedarf doppelte Einträge. Schließen Sie diese Meldung mit Klick auf OK. Seite 4 von 15

5 Anschließend prüfen Sie bitte im gleichen Fenster über den Button Geschäftsvorfälle, ob die Haken in den rot umrandeten Bereichen gesetzt sind und entfernen Sie den Haken bei EU- Standardüberweisung Schließen Sie das Fenster mit dem Button OK Nun haben Sie die Grundlage zum SEPA-Zahlungsverkehr in der VR-NetWorld Software geschaffen. Seite 5 von 15

6 4. SEPA-Lastschriftmandate Neben der Gläubiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen. Zur Erstellung und Verwaltung dieser Mandate stellt Ihnen die VR-NetWorld Software das integrierte Modul SEPA Mandatsverwaltung zur Verfügung. Klicken Sie hierzu auf Stammdaten Lastschriftmandate 4.1 SEPA-Mandatsverwaltung Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA-Lastschriftverkehr. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder per an Ihre Zahlungspflichtigen versenden. Auch die sogenannte Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen kann mittels setzen eines Hakens erzeugt (Button Drucken ) oder per versandt (Button versenden ) werden. Über den Button Neu erfassen Sie neue Mandate. Über den Button Eigenschaften oder mittels Doppelklick auf das Mandat öffnen Sie das gespeicherte Mandat zum bearbeiten. Hinweis: Bitte beachten Sie bei der Bearbeitung, dass nicht alle zugeordneten Daten bearbeitet werden dürfen. Dies führt zu einer Mandatsänderung, welche dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt und durch ihn akzeptiert werden muss. Kritische Felder sind: Mandatsreferenz, Mandatsdatum, Gläubiger-ID Seite 6 von 15

7 Beispiel eines SEPA-Mandats: Feldbeschreibung: Feld Bezeichnung: Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine lokale Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen ( z.b. Beitrag, Umlage). Dieses wird nur innerhalb der VR-NetWorld Software unterschieden. Feld Referenz: Sie müssen jedem Zahlungspflichtigen eine eindeutige Mandatsreferenz vergeben, welche in diesem Feld erfasst wird. Nächstes Bild: Über Extras Einstellungen bearbeiten Aufträge weitere Funktionen legen Sie den Aufbau der Mandatsreferenz fest. Der Aufbau kann von Ihnen individuell angepasst werden. Beispiel: statt MR.###### können Sie auch TuS###### eintragen. Bei einer numerischen Referenz, zählt die VR-NetWorld Software bei jedem neuem Mandat automatisch hoch. Sie können jede automatisch erstellte Referenznummer einfach überschreiben. Bei der Vorbelegung der Lastschriftsequenz wählen Sie bitte erstmalige Lastschrift. Seite 7 von 15

8 Feldbereich Gläubiger: Wählen Sie hier eine oder die Gläubiger-Identifikationsnummer aus, die Sie in der VR-NetWorld Software erfasst haben (siehe Punkt 2). Die dort hinterlegten Daten werden automatisch übernommen. Sollten Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer erfasst haben, können Sie diese hier über den Button... erstellen. Feld Gläubiger-Identifikationsnummer: Optional können Sie die Vorbelegung ZZZ der Nummer durch z.b. einen Bereichskennzeichen ersetzen z.b. TEN für Tennis. Diese Änderung ist dem Zahler mitzuteilen! Feld Konto: Wählen Sie im Drop-Down Menü das Empfängerkonto (z.b. das Vereinskonto) aus. Feld Name: Der Name des Gläubigers erscheint automatisch mit Auswahl des zuvor gewählten Kontos. Feld Adresse: Vervollständigen Sie die Adresse des Zahlungsempfängers, diese wird einzeilig dargestellt. Die Gläubiger-Daten werden anschließend unter dieser Gläubiger-Identifikation automatisch gespeichert und bei der nächsten Verwendung vorgegeben. Feldbereich Zahlungspflichtiger: Über das Drop-Down Menü können Sie Ihre vorhandenen Kontakte auswählen, oder einen Zahlungspflichtigen mit Name, IBAN und BIC direkt erfassen. Seite 8 von 15

9 Angaben zum Lastschriftverfahren: Feld Lastschrift Art: Wählen Sie aus, ob eine Firmen- oder eine Basis-Lastschrift für dieses Mandat zugeordnet werden soll. Feld Sequenz: Über das Drop Down Menü wählen Sie aus, welche Sequenz die Lastschrift haben wird. Bei wiederkehrenden Zahlungen erfassen Sie erstmalige (bei Erstausführung) bzw. wiederkehrende Lastschrift. Erstmalige Lastschriften werden automatisch nach erstmaliger Ausführung umgestellt auf wiederkehrende Lastschrift. Feld Status: Hier können Sie den Status des Mandats manuell vergeben. Mandate, die erfasst, aber noch nicht verwendet wurden, haben den Status vorbereitet, Mandate, die bereits erfolgreich verwendet wurden, erhalten den Status aktiv. Achtung: Änderungen an einem Mandat mit dem Status aktiv sind nur noch bei ausgewählten Datenfeldern möglich und führen unter Umständen dazu, dass bei dem nächsten Lastschrifteinzug mit diesem Mandat eine Mandatsänderung versendet wird. Feld Auftragsvorlage: Hier können Sie eine zuvor unter Stammdaten Auftragsvorlagen erstellte SEPA Lastschrift- Vorlage hinterlegen. Feld Ausstellungsdatum: Erfassen Sie hier das Datum der Ausstellung, an dem der Zahlungspflichtige das Mandat unterschrieben hat bzw. das Datum des Wandlungsschreibens mit welchem Sie die Zahlungspflichtigen über die Wandlung der Einzugsermächtigung in die SEPA-Basislastschrift informiert haben. Feld Anmerkung: Optional: Hinterlegen Sie hier Ihre individuellen Anmerkungen zum Mandat. Feld Zuordnungsschlüssel: Optional: Haben Sie mehr als ein Mandat zu einem Zahlungspflichtigen erfasst und wollen Sie Lastschriften im bisherigen Format mit Kontonummer und Bankleitzahl in eine SEPA Lastschrift konvertieren, können Sie hier einen Zuordnungsschlüssel hinterlegen. Eine Suche erfolgt hier über den Verwendungszweck. Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Über den Button Drucken erzeugen Sie das Mandat nach gesetzlichen Anforderungen automatisch und übergeben dies an Ihre Druckersteuerung. Über den Button Versenden stellen Sie das Mandat zum Versand bereit. Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Zur Migration von bestehenden Einzugsermächtigungen nutzen Sie die Umdeutung. Erfassen Sie hierzu für die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie diese ab. Wählen Sie anschließend das entsprechende Mandat aus und setzen den Haken in der Auswahl Umdeutung Einzugsermächtigung und klicken Sie anschließend auf den Button Drucken bzw. den Button Versenden und die Umdeutung wird für den Zahlungspflichtigen erstellt. Hinweis: Damit im SEPA-Mandat bzw. in der Umdeutungslösung der Name inkl. Anschrift des Zahlungsempfängers mit angedruckt wird, ist diese in den Stammdaten zu pflegen. Seite 9 von 15

10 Klicken Sie auf Startseite Zahlungsempf./Zahler.Öffnen Sie die Bearbeitungsmaske mittels Doppelklick auf den entsprechenden Zahler und erfassen Sie seine Anschrift 4. Vervollständigung von Adressen mittels Import In der Regel sind keine Adressen der Zahlungsempf./Zahler erfasst. Damit Sie nicht jede Adresse einzeln nacherfassen müssen können Sie diese mittels Datenimport ergänzen. Wie es funktioniert, zeigt Ihnen unsere Anleitung Anleitung für die Anreicherung der Kontakte für den Versand von Mandaten. Diese steht für Sie unter zur Verfügung. Seite 10 von 15

11 5. Unsere Empfehlung für Kunden mit bereits angelegten Inlands- Dauerlastschriften: 1. Vervollständigung von Adressen entweder manuell oder mittels Ex- und Import (siehe Seite 10 Punkt 4) 2. Automatische Erzeugung von Mandaten und Mandatsreferenzen mittels Vorgabe von VR- NetWorld-Software (siehe Seite 7/8 - Feld Referenz) 3. Ausdruck aller Wandlungsschreiben über VR-NetWorld-Software. Sie haben nun die Möglichkeit, für alle Zahlungspflichtigen das Wandlungsschreiben auszudrucken. Hinweis: Der Wandlungstext kann nicht individualisiert werden. Öffnen Sie wie unter auf Seite 6 Punkt 4.1 beschrieben die Mandatsverwaltung, markieren Sie alle Mandate, setzen rechts außen den Haken bei Umdeutung Einzugsermächt. und klicken anschließend auf den Button Drucken. Seite 11 von 15

12 Es erscheint nachfolgendes Hinweisfenster: Wie bereits beschrieben, wird bei Umdeutung das Datum des Anschreibens als Mandats- Gültigkeitsdatum verwendet. Sofern Sie den Brief heute schon drucken aber erst später versenden werden, setzen Sie den Punkt bei Datum des Anschreibens eintragen und wählen unten das Versanddatum. Ansonsten wählen Sie Ausstellungsdatum beibehalten. Seite 12 von 15

13 4. Technische Wandlung der Dauerlastschriften in SEPA-Dauerlastschriften: Nachdem nun die Mandate angelegt sind, können die Inlands-Dauerlastschriften in SEPA- Dauerlastschriften gewandelt werden. 4.1 Vorbereitung: Einstellungen Sequenzvorbelegung prüfen: Klicken Sie auf Extras Einstellungen bearbeiten Aufträge weitere Funktionen und stellen Sie die Vorbelegung der Lastschriftsequenz auf erstmalige Lastschrift und schließen Sie das Fenster über den OK-Button Seite 13 von 15

14 4.2 Öffnen Übersicht Dauerlastschriften Klicken Sie dazu links außen auf Baumansicht-Mandant. Es öffnet sich die aus der Vorgängerversion bekannte Baumstruktur. Wenn Sie diese dauerhaft geöffnet haben möchten klicken Sie auf das PIN- Symbol (siehe Pfeil) Klicken Sie Dauerlastschriften und markieren Sie in der Übersicht alle Dauerlastschriften (linke Maustaste gedrückt halten und von oben nach unten durchziehen). Sind alle Aufträge markiert drücken Sie im markierten Bereich die rechte Maustaste und wählen im Kontextmenü SEPA-Konvertierung in SEPA Auftrag umwandeln Seite 14 von 15

15 Nun müssen Sie die Wandlung nochmals bestätigen. Man sieht immer den Original- und den neuen SEPA-Auftrag. Wenn alle angezeigten Aufträge gewandelt werden können, klicken Sie auf den Button Alle Bestätigen und anschließend auf den Button Speichern Sofern alles korrekt war erscheint noch eine Bestätigungsmeldung. Damit ist die Umstellung des Programms und der Aufträge auf SEPA abgeschlossen. Alle Angaben dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und anhand der aktuellen VR-NetWorld-Software getestet, dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Die Volksbank Rhein-Nahe-Hunsrück eg kann weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Seite 15 von 15